最近では会計システムや勤怠システムなどクラウドサービスやサーバーなど利用料を1年超分前払をすることも多くなってきたかと思います。
利用料の１年超分の前払のものは、会計の原理原則上「1年基準」に基づき、1年以内分の前払は前払費用に計上、1年超分の前払は長期前払費用に計上することが一般的です。
しかし、取引件数が多くなると、一つの取引を1年超のものと1年以内のものに区分することは実務上煩雑になります。そのため、実務においては、取引開始時点で利用されるまでに1年超分がある取引について長期前払費用に全額計上の上、毎月の利用の都度長期前払費用から取り崩すこと会計の実務処理が考えられます。こちらの会計処理を適用する際には、同様の取引があった場合に、同様の処理となるように経理規程や経理マニュアルなどにおいて定めることが必要です。
なお、未払金も同様で、１年超のものを含む取引すべてについて長期未払金に計上し、支払時に長期未払金から取り崩す形で支払いを行い、１つの取引の未払を１年以内のものと１年超のもので区分を行わない整理を行うことが考えられます。長期未払金となる取引としては、リース取引や割賦取引が考えられます。
なお、前受金は将来的に売上として計上されるものに利用される勘定科目であるため、正常営業循環基準に基づき、売上計上までに１年超のものでも、長期前受金とはならず、すべて前受金として流動負債に計上することが必要な点に留意が必要です。
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